Möten enligt den svenska modellen – ett problem nästan året om

Möten på jobbet, både med kollegor eller från andra organisationer har vi nog alla haft svårt att få ihop. Delade kalendrar och tjänster som Doodle.com underlättar, men verkligheten finns där ändå; det går inte att hitta en gemensam ledig tid. Ju fler som ska med på mötet desto krångligare blir det.

När jag utbildar folk i projektledning har jag en raljerande bild, som ofta leder till intressanta diskussioner, både om projektledning och svensk konkurrenskraft. Bilden visar sig se ut som en CD-skiva.

I min värld har man nyåret längst upp, motsvarande klockan tolv på en klocka. Midsommarafton är längst ned, motsvarande klockan sex på en klocka. . De mörkaste brungröna fälten visa var det i princip är omöjligt att få till ett möte, de ljusa turkosaktiga (ja, jag är färgblind…) visar var det är problematiskt att hitta mötestider – men det går med lite framförhållning. De gröna visar var det generellt är enklast att hitta mötestider.

de 4 årstiderna

Det här innebär att vi egentligen bara har från mitten av september till 1:a december (undantaget novemberlovet) då vi kan jobba effektivt under hösten. Under våren är det än svårare; ett par veckor i januari och några veckor i mars – april mellan sport- och påsklov.

Vad lär man sig av det här då? ”Det ser inte så bra ut för Sverige…” konstaterade en designer som gick utbildningen hos mig för ett par år sedan. ”När ska man egentligen jobba då?” undrade en annan.

För mig får det vara som det vill det där. Så här är det i Sverige och jag har varken muskler eller incitament att ändra på det hela. Men ett som jag lärt mig och jag gärna förmedlar till andra är vikten av framförhållning; boka in viktiga möten i tid. Är det så att du har styrelsemöten eller avstämningsmöten du vet kommer med en viss regelbundenhet; boka in dem månader eller till och med år i förväg!

Vid ett projekt bokade vi in styrgruppsmöten två år i förväg, från projektstart till planerat projektslut. Visserligen bokade vi om ett par möten, men de flesta låg enligt tidsplan och alla deltagare var där! Samma sak kan gälla säljkampanjer och workshops man vill köra; planera in dem i tid och se till att dina deltagare får in datumen i sin kalender så tidigt som möjligt. En annan strategi är att acceptera hur illa det är över året och bara gilla läget att alla inte kan komma.

de 4 årstiderna