Tänk dig att du skulle kunna jobba för en högre effektivitet, en mer jämställd arbetsplats och ett ökat deltagande från de mer tystlåtna genom att köra fler möten digitalt. Visst vore det underbart? Men är det möjligt? Ja, och detta säger jag inte bara för att jag är en stark förespråkare av digitalisering, systematisering och jämställdhet. Framförallt skriver jag detta för att jag är less som tusan att sitta i ineffektiva möten. Gör bara som jag skriver här så kommer ni att slänga bort mindre tid på möten och mer tid till utveckling. När man driver möten online, eller delvis online måste man sluta med tre viktiga delar:
Sluta se på möten som en enskild företeelse med en början, mitten och ett slut. Alltför många möten börjar med att någon håller ett kortare eller längre anförande, och därefter lämnas ordet fritt för diskussioner. Jag har suttit på personalmöten, politiska möten, föreningsmöten med mera, alla med samma upplägg; någon pratar och därefter förväntas man diskutera. Efter mötet är slut ska man ha fattat beslut och går vidare.Med denna approach är det tyvärr så att de tystlåtna sällan kommer till tals. Det är till och med så att många mer eller mindre introverta inte hinner tänka färdigt innan de extroverta talat, diskuterat och beslutat. Naturligtvis kan man tycka att de tystlåtna får skylla sig själva – alla har ju samma chans. Men som mötesledare borde du vara besviken; du har ju missat input från ca hälften av dina mötesdeltagare.Lösningen: Inse och uppmuntra att mötet börjar samtidigt som du skickar ut agendan. Ange syftet med mötet, dela den information du vill diskutera och fundera över frågeställningar.
Under mötet har du din viktigaste uppgift i att se till att alla kommer till tals. Dela ut frågor till de tystlåtna.
Efter mötet skickar du ut anteckningarna tillsammans med uppmaningen att om någon tycker att vi tappt något eller har nya idéer som kommit efter mötet; eposta mig och berätta! På så sätt kommer alla till tals. Och på detta sätt fångar du upp de som sitter med via telefon eller en videokonferens. Det är till och med så att har du deltagare på distans underlättar detta motiveringen av din nya mötesstruktur.
Sluta med telefonkonferenser. Syns man inte så finns man inte. Har du någon gång suttit som deltagare i ett telefonmöte vet du hur det är; driver du inte mötet så hamnar du lätt utanför. Är du dessutom som jag att du behöver ett par sekunder till på dig för att formulera ditt budskap så vet du också att frågorna redan passerat förbi innan du ens får en chans att nämna dem. Själv minns jag en gång i början på 2000-talet när jag satt med i ett mycket ointressant telefonmöte hur jag vaknade till efter en stund – då var mötet nästan slut. Jag hann vakna och säga ”tack för ett bra möte”. Det var nog inget bra betyg till någon av oss deltagare.Lösningen: Använd video. Skype, Google Hangout eller något annat fungerar bra. Och se till att använda chatten: ge någon i rummet uppdrag att bevaka chatten och de som sitter på distans får via chatten anmäla när de vill prata. På så sätt kommer alla med.- Sluta med ”öppna diskussioner”. Den som skriker högst får mest. Detta kan ske snyggt och det kan ske mindre snyggt, ta dig tid att betrakta ditt nästa möte när det är fyra eller fler i rummet; man bryter av varandra, fyller i och tar över diskussioner. Vissa gör det smidigt och omedvetet utan att vilja något elakt, men det görs trots allt. Jag är själv medveten om detta när jag driver på för mig viktiga frågor. Jag försöker dock lägga band på mig själv. Tyvärr är det så att det är betydligt vanligare att kvinnor blir avbrutna av män. För den som tagit intiativ till mötet är detta inte bra; den kompetens som finns hos samtliga deltagare hotas ätas upp av enskilda individer.Lösningen: Här gäller det att du som ledare dels tänker till innan och dels tänker till under mötet. Fundera vilka som brukar ta över mötena eller vilka som ses som auktoriteter, be dem innan mötet att uppmärksamma på att inte avbryta andra. Bevaka detta under mötet. Den digitala mötesstruktur du nu arbetar med använder du som ett slagträ för att uppnå jämställdhet i diskussionen. Risken finns naturligtvis att du dödar lite kreativitet här. Å andra sidan kommer du att uppmuntra folk att fortsätta diskussionerna även efter mötet så de kreativa förslagen får blomstra i andra forum istället.
Själv är jag en stark förespråkare av diskussioner och redovisningar i smågrupper. Detta ger samtliga möjlighet att bidra på en jämställd nivå. Att ha smågruppsdiskussioner online är också ett mycket fruktbart sätt att få igång samtliga deltagare att bidra med sina bästa idéer.
Gör du nu allt detta så kommer du att få ökad jämlikhet, ett mer balanserat beslutsunderlag och människor som inte behöver resa för att dela med sig av sin bästa input till ditt projekt, vilket leder till ökad effektivitet och förmodligen nöjdare kunder. Jag säger grattis i förskott!
/Andreas
